Over Regso

Welkom. Samen maken we managementsystemen en conformiteitsbeoordeling leuker. En vooral eenvoudiger. Ons gezonde verstand is onze belangrijkste tool.

Zet vooroordelen opzij en ervaar dat creativiteit en leergierigheid belangrijker zijn dan wat dan ook. Lees normen eens op een andere manier dan als een verzameling moetjes. Kijk naar alles wat er al is. Luister naar de ideeën die er al zijn. Zonder een snel oordeel.

Oplossingen zijn makkelijker te vinden als ideeën, informatie en kennis vrij wordt gedeeld. Niet star vasthouden aan het oude. Of aan ‘mijn’, maar er ‘ons’ van maken. Mogelijkheden zijn soms voor de hand liggend, soms verrassend anders, maar altijd het liefst eenvoudig.

En stap voor stap. Met plezier. Het kan. Creatiever, leuker én doeltreffender, bedoel ik.

'DE WARE ONTWIKKELINGSREIS IS GEEN SPEURTOCHT NAAR NIEUWE LANDSCHAPPEN MAAR WAARNEMEN MET NIEUWE OGEN' 

- Marcel Proust -

Waar Regso zich mee bezighoudt

Managementsystemen

De basis van prestaties is te vinden in het team. Het implementeren van een systeem is in feite teambuilding, maar dan zonder de jaarlijkse bowling dag. Een team ontstaat als er een veilige omgeving wordt gecreëerd. En successen worden behaald. Met heldere afspraken, eerlijke feedback en oog voor inclusiviteit. Iedereen denkt mee. Iedereen doet mee. En iedereen deelt mee in het succes.

Leren van wat goed gaat

Natuurlijk kunnen fouten leerzaam zijn. Maar als je gaat zitten wachten op fouten, dan gaat het leren vrij langzaam. Er vanuit gaande dat je niet bewust fouten wilt maken. Leren van wat goed gaat, heeft als voordeel dat er veel meer leermomenten zijn. Je leert daardoor sneller hoe de processen en/of activiteiten werkelijk samenhangen. En daardoor heb je sneller inzicht wat het effect is van je handelingen en wat je kunt doen als iets fout dreigt te gaan.

Bang voor bureaucratie?

Niet nodig. We gaan niet voor dikke boeken met ellenlange teksten waarin alles tot in den treuren is uitgeschreven. Liever niet zelfs. Kort en bondig, daar ga ik voor. In een vorm die het beste bij de medewerkers past. Of er binnen managementsysteem nog wel ruimte voor eigen ideeën en creativiteit is? Daar kan ik kort en bondig 'ja' op antwoorden: het is jouw managementsysteem, dus als jouw organisatie niet rigide is, zal je systeem dat ook niet zijn.

Kijken naar samenwerking

Een organisatie staat voor samenwerking. Samenhang is nodig voor samenwerking. Geen losse elementen, maar verbindingen. De samenhang moet inzichtelijk worden. Daarin wordt een organisatie van bovenaf bekeken. Alsof het een systeem is. Wie namelijk voldoende boven de materie staat kan adequaat en bewust aansturen. En kent de gevolgen van gebeurtenissen. Anders gezegd: die weet wat er gebeurt wanneer je ‘aan de knoppen draait’.

Niet alles is leuk

Een managementsysteem brengt wel een aantal (nieuwe) taken met zich mee. Eén daarvan is vooruitdenken. Vooraf bepalen wat nodig is om processen goed te laten verlopen. Een tweede is terugkijken. Op geleverde prestaties. Gegevens verzamelen en deze analyseren. Om, na evaluatie daarvan, een oordeel te kunnen geven over hetgeen is bereikt. Niet altijd even 'sexy', maar wel nodig om écht te kunnen leren.

Conformiteitsbeoordeling

Conformiteitsbeoordeling is een onzichtbare wereld die ervoor zorgt dat consumenten vertrouwen kunnen hebben in producten en diensten door te controleren of deze voldoen aan veiligheidseisen, beloften van fabrikanten overeenkomen met de werkelijkheid en of een managementsysteem bijdraagt aan het behalen van doelstellingen.

Compliance management of kwaliteitsmanagement

Binnen conformiteitsbeoordelende instellingen worden ze nog wel eens op één hoop gegooid. Niet geheel onbegrijpelijk. De regels waaraan moet worden voldaan zijn bedoeld om de klant zekerheid te geven. Maar alleen aan de 'regeltjes' voldoen is niet per se voldoende voor tevreden klanten.

Conformiteitsbeoordeling valt ook simpelweg ook gewoon onder 'dienstverlening'. Met alle verwachtingen die klanten daarbij mogen hebben.

Accreditatie: een hoop gedoe?

Als het gaat om vertrouwen, dan weegt de conclusie van een onafhankelijke derde zwaar. Ook het proces van conformiteitsbeoordeling moet betrouwbaar zijn. Accreditatie is niet meer dan vanzelfsprekend. Omdat het leidt tot exponentiële toename van het vertrouwen in de uitkomst.

Accreditatieregels zijn geen labyrint. En ook geen web waar geen ontsnappen uit mogelijk is. De regels zijn logisch en begrijpelijk uitgaande van de basisprincipes. Niet ingewikkeld, maar vanwege het belang, zijn het er wel veel.

Mensen maken het verschil

Ook conformiteitsbeoordeling is mensenwerk. Uiteraard zijn er hulpmiddelen. En deze worden steeds beter, maar het echte verschil wordt gemaakt door mensen die nét het verschil maken. Doordat ze niet blind procedures opvolgen. Maar omdat inspelen op onverwachte situaties. Omdat ze daarvoor de bevoegdheden én de competenties hebben.

De werkwijze van Regso

Regso biedt geen standaard methode. Geen voorgekauwd stappenplan of 'kleurplaat' om in te vullen. Geen dure cursussen om een licentie te verkrijgen en de methode toe te mogen passen. In plaats daarvan een solide raamwerk en basisprincipes om mee te werken.

Bewezen werkwijzen op het gebied van managementsystemen en conformiteitsbeoordeling. Vastgelegd in Internationale normen en richtlijnen.. Door dit raamwerk te combineren met de sterke punten van jouw organisatie, creëren we samen een effectief managementsysteem - een geformaliseerde samenwerking tussen mensen als een hecht team.

En laten we eerlijk zijn: dit is geen softwarepakket of een stapel documenten die je in een hoekje kunt leggen. Het is een krachtige werkwijze die het beste uit jouw team haalt en jouw organisatie naar "ongekende hoogten" brengt. Dit is geen gewone methode - het is een levensstijl."

"DOORDAT JE ONS ZOVEEL ZELF HEBT LATEN DOEN, BEGRIJP IK BETER HOE ONS SYSTEEM IN ELKAAR ZIT" 

De intenties

Iedereen hoopt te beschikken over unieke, sterke punten die voor opdrachtgevers de aanleiding zijn om geïnteresseerd te raken. Hieronder een kleine opsomming van punten waarvan ik zelf denk dat ze onderscheidend zijn.

Creatief

Een breed begrip. Creatiever kan zijn in de gekozen werkvormen tijdens de inrichting. Maar het kan ook betrekking hebben op de oplossingen.

Gedocumenteerde informatie kan vanzelfsprekend worden opgemaakt in de gangbare kantoorsoftware, zoals Office365. Hierbinnen bestaat veel ruimte om de inhoud op een minder gangbare wijze te presenteren. 

Maar gedocumenteerde informatie mag ook nog minder 'gewoon'. De 'devices' die we tegenwoordig allemaal beschikbaar hebben, is veel mogelijk. Instructies hoeven niet per se worden geschreven of getekend, want een eigen uitlegvideo is zonder moeite gemaakt.

Samen

Veranderen is voor veel mensen niet altijd even makkelijk. Het betekent het omarmen van het onbekende. En dat is lastig. Van daaruit vind ik het belangrijk u en uw organisatie goed te informeren. Met name over ieders rol in het geheel. Mensen zijn nu eenmaal meer gemotiveerd als ze betrokken worden en weten waaraan ze bijdragen. Want veranderen doe je altijd samen.

Voor mij ligt de nadruk dus niet op handboeken, procedures of software. Maar op samenwerking en ieders input.

Luisteren en kijken

Een andere belangrijke pijler voor mij is het zoeken naar organische oplossingen. Door goed te kijken en luisteren zonder oordeel. Al beschouwend breng ik het natuurlijke pad dat een organisatie zelf al gebaand heeft in kaart. De implementatie van veranderingen verloopt dan vaak soepeler. Ik houd dus altijd zicht op de mensen - met de norm in mijn achterhoofd. Plus een stevige dosis nuchterheid en gezond verstand! Daarmee komen we echt een heel eind.

Kennis delen

Ik leer en werk om bij te dragen aan de synergie. Aan het samen-staan-we-sterk. Altijd al. Kennisdelen, begrip en eigenaarschap zijn daarbij essentieel. Dat vraagt een actieve bijdrage van uw kant. Zo vlieg ik mijn projecten aan. Mijn ondersteuning betekent dan ook niet dat ik u alle werk uit handen neem. Het heeft immers doorgaans een tijdelijk karakter. Alle oplossingen die we toepassen moeten zo snel mogelijk door u zelf kunnen worden uitgevoerd. Ik leer u de fijne kneepjes en weetjes.  Dat scheelt bovendien weer adviestijd.

Basis van uitgangspunt

Het begint altijd met de basis. Hoe dan ook. Geen stappen overslaan vanwege ambitie. Of een onrealistisch zelfbeeld. Eerst leren lopen, dan leren rennen. Zorgen dat processen doeltreffend worden. Een werkwijze erin 'slijpen'. Daarvan leren. Dan pas kijken of het handiger kan. Zonder afbreuk te doen aan de resultaten. Geen stappen overslaan.

De werkvormen

Ondersteunen kan op veel verschillende manieren. Vaak is er niet een eenduidig label op te plakken. Maar hieronder een opsomming van eerdere 'werkvormen' bij opdrachtgevers. Als voorbeeld.

Implementeren

Het gaat niet om het implementeren van een norm, maar om implementeren van een doeltreffend managementsysteem. Of de processen voor het uitvoeren van een conformiteitsbeoordeling. Een managementsysteem moet helpen om dingen (in één keer) goed te doen. En op momenten dat het onverhoopt toch niet (in één keer) goed was helpen om daar zo snel mogelijk een goede oplossing te vinden. Een proces voor conformiteitsbeoordeling moet altijd leiden tot een betrouwbare uitkomst. Dat is het doel.

Ik zoek samen met u naar de balans tussen wat nodig is aan 'beheersing' en wat nodig is aan 'flexibiliteit'. Tussen wat nodig is aan standaardisatie of documentatie en wat nodig is aan ruimte voor medewerkers om zelf te beslissen. Het doel is niet 'audit ready' of  'voldoen aan de norm', maar het is wel een van de resultaten.

Interimmen

Soms is uw eigen KAM-coördinator even niet beschikbaar. En soms is even wat langer omdat hij of zij een 'andere uitdaging' heeft gevonden. De opvolger laat nog even zich wachten. Maar het werk gaat wel gewoon door.

Het liefst lost u dit intern op. Dat lijkt me verstandig. Maar het kan zijn dat de kaarten gewoon even anders liggen. Dan is inhuren voordeliger. Of sneller. Geen probleem om de honneurs tijdelijk waar te nemen.

Ook voor meer permanente ondersteuning kan ik van dienst zijn. Maar dan heet het geen 'interim'. 

Auditen

Vaak behelzen interne audits niet meer dan een jaarlijkse rituele dans om een externe auditor of assessor tevreden stellen. Omdat het nu eenmaal moet. Maar wist u dat interne audits heel waardevol kunnen zijn? En de leiding van uw organisatie cruciale informatie kunnen leveren? (Lees ook mijn blog over dit onderwerp.)

Ik zoek samen met u naar de meest geschikte methode(n) -passend bij uw organisatie- om de interne audits naar een hoger plan te tillen. Dat kan in de rol van auditteamleider. Maar ook door het trainen van uw auditteam, een gedeelte van de interne audit op te nemen of door het kritisch becommentariëren de resultaten van het auditteam.

Verifiëren

Bijna klaar? Of helemaal klaar, en behoefte aan een onafhankelijk oordeel of aan alle eisen wordt voldaan? Voor organisaties die er van overtuigd zijn aan een norm te voldoen, kan ik onderzoeken of een dergelijke 'claim' terecht is. Streng, maar rechtvaardig geef ik aan of er voldoende onderbouwing is. Onderbouwing die de organisatie zelf aanlevert, op basis van mijn 'vragenlijst'.

Een positieve uitkomst kan een 'boost' geven om zo snel mogelijk officiele certificatie aan te vragen.

Een dergelijk onderzoek voer ik alleen uit bij organisaties waar ik geen betrokkenheid heb gehad bij het inrichten van het managementsysteem en/of het conformiteitsbeoordelingsproces. Ik ben namelijk geen slager die z'n eigen vlees keurt.

Trainen

Trainen is niet hetzelfde als het volgen van een cursus. Een training is bedoeld om kennis of vaardigheden te verbeteren. Niet om te wachten tot het half vijf is en het certificaat van deelname wordt uitgereikt.

Het verbeteren van kennis of vaardigheden vergt tijd. En herhaling om die kennis of vaardigheden écht eigen te maken. Een training bestaat daarom uit meerdere sessies, observaties en (zelf) reflectie. Noem het sparren. In een veilige, geconditioneerde omgeving.

Een training kan gaan over interpratiie van normen, het implementeren van 'systemen', het uitvoeren van interne audits of het omgaan met afwijkingen. Of welke andere niet eenmalig benodigde kennis of vaardigheid.

Afwijkingen oplossen

Er zijn van die momenten waar het KAM-werk even wat meer is dan normaal. Piekmomenten. Denk aan het (binnen 12 weken) oplossen van geconstateerde afwijkingen.

Prettig om dan korte tijd te beschikken over iemand die het KAM-team direct kan aanvullen. Iemand die helpt om de klus te klaren binnen de beschikbare tijd. Ik heb het vaker gedaan.

Re-animeren

Soms heeft u zelf andere prioriteiten. Soms al wat langere tijd. Daardoor is het onderhoud van uw managementsysteem of uw proces er wat bij ingeschoten. U bent niet de eerste die dat overkomt, maar uw systeem of proces is meer dood dan levend.

Wat ooit goed was, is op zich weer eenvoudig opnieuw tot leven te wekken. Maar het moet wel gedaan worden. Het liefst voordat uw klant, certificatie-instelling of accreditatie-instelling op de stoep staat voor een grondige audit.

Met heldere en concrete afspreken én de nodige inspanning kunnen we samen veel bereiken in korte tijd. Maak wel voldoende ruimte in uw agenda.

Normen en richtlijnen voor Regso

Normen geen wetten zijn waarin staat hóé je iets moet doen. Het zijn wereldwijde afspraken over wát je moet inregelen. Maar omdat ze het resultaat zijn jarenlange ontwikkeling zijn ze in al hun eenvoud best complex. Richtlijnen daarentegen geven juist handvatten hoe iets te doen.

De 'toolbox' met normatieve documenten is onnoemelijk groot. Dus het is al lastig genoeg om de relevante tools te kiezen. Hieronder enkele voorbeelden die ik met grote regelmaat gebruik. Geen uitputtend overzicht, maar het geeft wel een idee.

Managementsysteemnormen

ISO 9001 - Kwaliteit

Misschien wel de bekendste en meest toegepaste norm op dit moment. In het kort draait het hierom: als het voor uw organisatie zinvol is dat geleverde producten of diensten altijd aan de eisen van  klanten voldoen, dan is het iets voor uw organisatie. 
Door jarenlange ervaring en deelname in de normcommissie ken ik deze norm van voor naar achter. En weer terug. Doorgewinterd en klaargestoomd om u meer dan goed van dienst te kunnen zijn.

 

ISO 19011 - Auditing

Een richtlijn met zeer waardevolle en bruikbare handvatten voor het uitvoeren van audits. Ondanks dat toepassen van deze richtlijn niet verplicht is, is het niet verstandig om er als (interne) auditor geen gebruik van te maken.

 

ISO 22301 - Business Continuity

Een norm die dicht tegen het toepassingsgebied van NEN-EN-ISO 9001 aanschurkt is ISO 22301. Deze norm heeft betrekking op het business continuity management (BCM) systeem van een organisatie. Ofwel, hoe zorgt een organisatie dat ze haar producten of diensten kan blijven leveren, opdat de ‘business’ overeind kan blijven.  (Lees ook mijn blog over de nieuwe ISO 22301.)

Accreditatienormen

ISO/IEC 17021-1 - Systeemcertificatie

De markt moet kunnen vertrouwen op uitgegeven certificaten.  Veel valt of staat met het borgen van de competenties, de consistente uitvoering en de onpartijdige opstelling van uitvoerenden. Niet voor niets zijn dat drie leidende principes in deze norm voor systeemcertificatie. Samen met de nodige mandatory documents (van IAF) en specifieke accreditatie protocollen (van de RvA of Belac) vormen ze de ruggengraat van betrouwbare certificatie.

 

ISO/IEC 17065 - Productcertificatie

Wat voor systeemcertificatie geldt, geldt grotendeels ook voor productcertificatie. Ook bij productcertificatie draait het (ook) om de competenties, consistentie en onpartijdigheid.  Alleen geldt hierbij dat de methode van beoordelen een grotere variatie kent. 

 

ISO/IEC 17067 - Productcertificatie-schema's

Een richtlijn voor het opstellen van een bruikbaar schema voor productcertificatie. Ofwel, handvatten om te zorgen dat het samenspel van object, eisen en (evaluatie)methode(n), én de conformiteitsverklaring één geheel vormen.

 

ISO/IEC 17029 - Validatie en verificatie

De meest recente toevoeging aan de CASCO-toolbox. Gericht op het onderzoeken van de betrouwbaarheid van claims die organisaties doen. Ofwel, onafhankelijk vaststellen of die mooie woorden gebaseerd zijn op feiten of op gebakken lucht.

Neem contact op voor een eerste kennismaking?

Als je iets wilt weten of iets met mij wilt delen, dan kun je natuurlijk mailen. Of bellen. Of heel 'modern' Zoomen. Dan sta ik je graag te woord. Maar als onze agenda's het toelaten, spreek ik het liefst met je af. In real life. Even écht kennis maken. (Koffie smaakt me trouwens zowel 's ochtends, 's middags als 's avonds prima.)

 

Ik ben bereikbaar op:

e-mail: advies@ronaldspruit.nl

telefoon: +31(0) 68 3030 571

LinkedIN: linkedin.com/in/ronaldspruit

En Regso is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer: 59789263