ISO 9001, paragraaf 5.2 - Beleid

Inleiding

Ondanks jarenlange ervaring met ISO 9001 kan het gebeuren dat verschillende interpretaties van een eis nieuwe inzichten bieden. Deze pagina geeft mijn persoonlijke uitleg over paragraaf 5.2. Hopelijk inspireert dit je om geconstateerde afwijkingen op een praktische manier op te lossen.

Tijdens de audit kan bijvoorbeeld blijken dat medewerkers niet volledig vakbekwaam zijn. Dat verhoogt de kans op fouten en afwijkingen. Het doel van deze pagina is om helder te maken wat vakbekwaamheid betekent, voor wie het relevant is, en hoe je het aantoonbaar kunt waarborgen.

ISO 9001 Eis (7.2)

"De organisatie moet ervoor zorgen dat werknemers die werk uitvoeren dat invloed heeft op de conformiteit van producten en diensten, competent zijn op basis van opleiding, training of ervaring."

Wat staat er nu echt?

Betekenis / Interpretatie

Essentiële termen

  • Ervoor zorgen:

    er zeker van te zijn dat dingen gebeuren of gebeurtenissen plaatsvinden (to make certain that things occur or events take place)

  • Competent:

    in staat om kennis en vaardigheden toe te passen om beoogde resultaten te bereiken (able to apply knowledge and skills to achieve intended results)

  • Competentie:

    kennis, vaardigheden, capaciteiten en gedragingen van een persoon om een taak naar behoren uit te voeren (knowledge, skills, abilities and behaviours of an individual to perform a job properly)

  • Of: 
    klein maar machtig woordje dat twijfelaars hoop geeft en beslissers hoofdpijn.
    Functioneert als de rotonde in elke zin: je kunt linksaf, rechtsaf, of eindeloos blijven rondrijden.

Toelichting

Vakbekwaamheid betekent dat een medewerker beschikt over de juiste kennis, vaardigheden en ervaring om zijn of haar taken correct uit te voeren. Een medewerker is ‘vakbekwaam’ als er vertrouwen is dat hij of zij berekend is voor de functie of rol.

Belangrijk aandachtspunt: deze eis geldt primair voor medewerkers die directe invloed hebben op de kwaliteit van producten of diensten (de ‘productievloer’). Managementcompetenties zijn ook relevant, maar hebben indirectere impact voor de klant.

Het verwerven van de competenties om vakbekwaam te worden kan via opleidingen, trainingen of het op doen van ervaringen. Of een combinatie daarvan.

Relatie met andere normparagrafen

  • 8.6 Vrijgave van producten en diensten: medewerkers die beslissingen nemen over vrijgave moeten aantoonbaar bekwaam zijn.

  • 8.7 Beheersing van afwijkende outputs: dezelfde eis voor medewerkers die beslissen over afwijkende producten of diensten.

Mogelijke oplossingsrichtingen

7.2a Vaststellen competentie-eisen

  1. Inventariseer per functie of rol welke activiteiten uitgevoerd moeten worden.

  2. Bepaal per activiteit welke kennis, vaardigheden en ervaring vereist zijn.

    • Let op: benoem geen taken als competenties. Voorbeeld: een medewerker die ‘goederen controleert’ moet beschikken over kennis van de producteigenschappen en vaardigheid in de testmethoden, niet alleen de taak uitvoeren.

7.2b Vaststellen dat medewerkers beschikken over de competentie

  1. Bepaal per competentie hoe deze kan worden aangetoond:

    • Diploma of certificaat (opleiding/ training)

    • Praktijkervaring (aantal jaren of aantoonbare prestaties)

  2. Leg bewijs vast, zodat het aantoonbaar is tijdens audits.

7.2c Maatregelen nemen bij ontbrekende competenties

  1. Train of leid medewerkers op via interne of externe opleidingen.

  2. Maak een opleidingsplan indien wenselijk, maar dit is geen vereiste van de norm.

  3. Documenteer de acties en verbeteringen.

Voorbeelden en veelvoorkomende valkuilen

  • Correct: Competentiematrix per functie + bewijs van kennis en ervaring.

  • Probleem: Alleen mondelinge instructies zonder registratie van kennis of vaardigheden.

  • Correct: Jaarlijkse evaluaties en bijscholing gepland.

  • Probleem: Trainingen ad hoc, zonder overzicht, waardoor gaten in kennis ontstaan.

Tips / Checklist voor auditafwijkingen

  • Welke functies hebben directe impact op product/dienstkwaliteit?

  • Zijn alle vereiste competenties per functie vastgesteld?

  • Is er bewijs dat medewerkers deze competenties bezitten?

  • Worden acties genomen als competenties ontbreken?

Contact / Vragen

Bij vragen over deze eis of ondersteuning bij implementatie, neem contact op via:
E-mail: ronald@regso.nl
Telefoon: 06 8 3030 571