De Verborgen Wijsheid van Regels: Van Belemmering naar Oplossing

Regels hebben een slechte reputatie. Voor velen zijn ze vooral lastig: belemmeringen die vrij ondernemen in de weg staan. 'Regeldruk'. Een belangrijk reden voor veel ondernemers om Nederland te verlaten. Dat beweren ze tenminste.

Regels vormen een onnodige bureaucratische laag die innovatie smoort en flexibiliteit beperkt. Regels moeten vooral worden geschrapt. Maar deze zienswijze doet geen recht aan de werkelijke functie en herkomst van regels.

De goede bedoelingen achter regels

Veel regels komen voort uit goede bedoelingen. Ze zijn vaak bedacht om een zwakkere partij te beschermen tegen misbruik of schade. Arbeidswetgeving beschermt werknemers tegen uitbuiting. Voedselveiligheidsregels beschermen consumenten tegen gezondheidsrisico's. Milieuvoorschriften beschermen onze leefomgeving. En handelsregels beschermen kleine ondernemingen tegen de economische macht van de multinationals.

Je kunt discussiëren of die bescherming nodig is, of de juiste vorm heeft. Maar er is nu eenmaal democratisch besloten dat die bescherming wenselijk is. Regels zijn in ieder geval niet bedacht om bewust iemand dwars te zitten, ook al voelt dat soms zo.

Van principes naar regels: een evolutie

Interessant is dat regels meestal niet uit het niets ontstaan. Ze beginnen vaak als algemene principes of waarden die we als samenleving belangrijk vinden: veiligheid, eerlijkheid, gelijkwaardigheid. Het probleem is dat deze principes voor iedereen een net iets andere betekenis hebben, waardoor onduidelijkheid ontstaat over wat precies verwacht wordt.

Neem het principe "zorg voor een veilige werkomgeving." Wat betekent dat concreet? Moet je als werkgever een AED ophangen? Hoeveel nooduitgangen zijn er nodig? Welk type brandblusser is vereist? De antwoorden hierop verschillen per situatie en per persoon die het beoordeelt.

Door deze interpretatieverschillen ontstaat behoefte aan concretisering. Richtlijnen worden geformuleerd om het principe te verduidelijken. Maar richtlijnen zijn slechts richtlijnen. Wanneer blijkt dat sommige partijen deze richtlijnen negeren of minimaal interpreteren, worden ze aangescherpt en worden ze uiteindelijk vastgelegd als formele regels.

Wanneer regels hun doel voorbij schieten

Deze evolutie van principe naar richtlijn naar regel heeft een keerzijde. Wat begon als een zinvol principe kan verzanden in een woud van specifieke regels die het oorspronkelijke doel uit het oog verliezen. In plaats van het bevorderen van veiligheid wordt het afvinken van checklists belangrijker. Wordt vervolgens handhaven een issue, en het ontwijken van de handhaving een reflex.

Een regel die bedoeld was om iets te bevorderen, wordt een kat-en-muis. Slimmigheidjes om regels te omzeilen, met soms juist extra negatieve bijwerkingen.

De diepere betekenis begrijpen

Het begrijpen van de oorsprong van specifieke regels helpt bij het voldoen eraan. Als je weet waarom een regel bestaat - welk principe of welke waarde eraan ten grondslag ligt - kun je vaak creatievere en effectievere oplossingen bedenken die aan de bedoeling voldoen zonder onnodig belemmerend te werken.

Stel dat een regel voorschrijft dat elke medewerker jaarlijks een bepaalde veiligheidstraining moet volgen. Als je begrijpt dat het achterliggende principe is "zorgen dat medewerkers veilig kunnen werken", kun je mogelijk met een alternatieve aanpak komen die beter past bij jouw specifieke situatie, zoals korte praktijktrainingen tijdens werkoverleggen.

Van regels naar oplossingen

Een constructieve benadering van regels vereist een andere mindset:

1. Doorgrond de bedoeling: Probeer te begrijpen welk principe of welk probleem ten grondslag ligt aan een regel.

2. Zoek de ruimte: Veel regels bevatten meer flexibiliteit dan op het eerste gezicht lijkt. Zoek naar de interpretatieruimte.

3. Denk in oplossingen: Vraag jezelf af hoe je het achterliggende principe kunt respecteren op een manier die past bij jouw organisatie.

4. Ga in dialoog: Bespreek met toezichthouders je alternatieve aanpak. Laat zien dat je de bedoeling serieus neemt.

5. Evalueer effect: Controleer of je aanpak daadwerkelijk het gewenste effect heeft en pas aan indien nodig.

Regeldruk verminderen begint bij begrip

Organisaties die klagen over regeldruk zouden er goed aan doen eerst de diepere betekenis van regels te doorgronden. Vaak is er meer ruimte dan gedacht, zeker als je kunt aantonen dat je alternatieve aanpak het achterliggende doel minstens zo goed dient.

Regels zijn niet bedoeld als doel op zich, maar als middel om belangrijke principes en waarden te waarborgen. Door dit te begrijpen, kun je voorkomen dat ze een onnodige belemmering vormen en ze juist gebruiken als kompas voor verantwoord ondernemen. 

Uiteindelijk gaat het niet om het blind volgen van regels, maar om het naleven van de principes die eraan ten grondslag liggen. Je kunt natuurlijk vinden dat arbeiders mogen worden uitgebuit, consumenten zelf maar moeten onderzoeken of hun voedsel veilig is, onze directe leefomgeving onbegrensd mag worden vervuild en dat de grote multinationals de kleinere lokale bedrijfjes kapot concurreren. Maar wees daar dan wel eerlijk dat je dat vindt, en duik dan niet weg als 'regeldruk'.