ISO 9001, paragraaf 7.4 - Communicatie

Inleiding

Ondanks jarenlange ervaring met ISO 9001 kan het gebeuren dat verschillende interpretaties van een eis nieuwe inzichten bieden. Deze pagina geeft mijn persoonlijke uitleg over paragraaf 7.4. Hopelijk inspireert dit je om eventueel geconstateerde afwijkingen op een praktische manier op te lossen.

Tijdens de audit kan bijvoorbeeld blijken dat niet op de hoogte zijn van informatie die essentieel is voor hun werkzaamheden. Dat verhoogt de kans op fouten en afwijkingen. Het doel van deze pagina is om helder te maken wat communcatie betekent, voor wie het relevant is, en hoe je het aantoonbaar kunt waarborgen.

ISO 9001 Eis (x.X)

"De organisatie moet vaststellen welke interne en externe communicatie relevant is voor het
kwaliteitsmanagementsysteem, ..."

Wat staat er nu echt?

Betekenis / Interpretatie

Essentiële termen

  • Vaststellen:

    ...

  • Communicatie: 
    Uitwisseling van gegevens en informatie

  • Interne (..):

    Uitwisseling van gegevens en informatie binnen de organisatie

  • Externe (..):

    Uitwisseling van gegevens en informatie met partijen buiten de organisatie

Toelichting

Bij de uitvoering van werkzaamheden geldt voor iedereen dat daarvoor specifieke gegevens of informatie nodig is. Zodat iemand exact weet wat hij of zij moet doen. En mogelijk wanneer, en waarmee, en met wie.

 

Relatie met andere normparagrafen

  • 8.6 Vrijgave van producten en diensten: medewerkers die beslissingen nemen over vrijgave moeten aantoonbaar bekwaam zijn.

  • 8.7 Beheersing van afwijkende outputs: dezelfde eis voor medewerkers die beslissen over afwijkende producten of diensten.

Mogelijke oplossingsrichtingen

7.2a Vaststellen competentie-eisen

  1. Inventariseer per functie of rol welke activiteiten uitgevoerd moeten worden.

  2. Bepaal per activiteit welke kennis, vaardigheden en ervaring vereist zijn.

    • Let op: benoem geen taken als competenties. Voorbeeld: een medewerker die ‘goederen controleert’ moet beschikken over kennis van de producteigenschappen en vaardigheid in de testmethoden, niet alleen de taak uitvoeren.

7.2b Vaststellen dat medewerkers beschikken over de competentie

  1. Bepaal per competentie hoe deze kan worden aangetoond:

    • Diploma of certificaat (opleiding/ training)

    • Praktijkervaring (aantal jaren of aantoonbare prestaties)

  2. Leg bewijs vast, zodat het aantoonbaar is tijdens audits.

7.2c Maatregelen nemen bij ontbrekende competenties

  1. Train of leid medewerkers op via interne of externe opleidingen.

  2. Maak een opleidingsplan indien wenselijk, maar dit is geen vereiste van de norm.

  3. Documenteer de acties en verbeteringen.

Voorbeelden en veelvoorkomende valkuilen

  • Correct: Competentiematrix per functie + bewijs van kennis en ervaring.

  • Probleem: Alleen mondelinge instructies zonder registratie van kennis of vaardigheden.

  • Correct: Jaarlijkse evaluaties en bijscholing gepland.

  • Probleem: Trainingen ad hoc, zonder overzicht, waardoor gaten in kennis ontstaan.

Tips / Checklist voor auditafwijkingen

  • Welke functies hebben directe impact op product/dienstkwaliteit?

  • Zijn alle vereiste competenties per functie vastgesteld?

  • Is er bewijs dat medewerkers deze competenties bezitten?

  • Worden acties genomen als competenties ontbreken?

Contact / Vragen

Bij vragen over deze eis of ondersteuning bij implementatie, neem contact op via:
E-mail: ronald@regso.nl
Telefoon: 06 8 3030 571